Det är inte tekniken som skapar komplexitet

Många plattformsval fastnar i diskussioner kring funktioner. Men möjligheterna som de på pappret erbjuder tenderar att bli överflödiga om inte den egna strukturen kan nyttja och bära dem.

Det vanligaste misstaget är inte att välja fel system, utan att välja system innan arbetssättet är definierat.

Utfallet avgörs av hur väl plattformen matchar organisationens mognad. Tre saker behöver vara tydliga:

• hur innehåll produceras
• hur beslut fattas
• hur ansvar fördelas

Först då kan plattformen bli ett stöd i arbetet i stället för något som arbetet måste anpassas efter.

Det är inte tekniken som skapar komplexitet

En digital plattform är aldrig bara teknik. I dag ryms allt från traditionella CMS-plattformar till headless-lösningar, DXP:er och low-code-verktyg under samma paraply.

Skillnaden mellan dem handlar inte bara om teknik utan snarare mer om hur innehåll hanteras. hur mycket utveckling som krävs, antal kanaler som stödjas och hur självständig organisationen behöver vara i det dagliga arbetet.

Det gör också att valet av plattform också blir ett val av arbetssätt. Det handlar bland annat om att sätta en plan för:

• vem som ansvarar för innehåll och publicering
• hur beslut fattas kring funktioner och prioriteringar
• hur utveckling och förvaltning organiseras
• hur kvalitet, tillgänglighet och säkerhet säkerställs

Utan detta riskerar plattformen att bli ett verktyg för några få, snarare än en gemensam resurs för hela organisationen. Att inte ha detta klart från början leder till att styrningen etableras i efterhand och kan få med sig andra följdeffekter som inte är så önskvärda. 

• Team skapar egna publiceringslogiker
• Innehåll dupliceras mellan system
• Tekniska beslut fattas lokalt utan gemensam riktning
• Och så vidare...

Det här sker sällan som ett enda stort felsteg, utan som många små lokala optimeringar som tillsammans skapar fragmentering och ineffektivitet.

Kostnaden som uppstår efter lansering

När plattformar jämförs ligger ofta fokus på den initiala och synliga delen av kostnaden: licens, implementation och projekt. Men i de allra flesta fall uppstår den verkliga kostnaden efter lansering.

När plattform och organisation inte matchar uppstår ofta friktion. Det leder gärna till att man blir beroende av externa resurser för att hitta lösningar. När mycket av det dagliga arbetet kräver teknisk inblandning tenderar kostnaderna att sticka iväg.

Över tid förskjuts då kostnaden från teknik till organisation. Det som tidigare var ett redaktionellt flöde blir ett utvecklingsberoende arbetssätt där även små förändringar kan kräva större insatser.

Det är här skillnaden mellan en “billig” och en “dyr” plattform uppstår – inte i licenskostnad, utan i vad organisationen kräver för att lösningen ska fungera.

När plattformen styr arbetssättet

Ett tydligt tecken på när matchning blivit fel är när systemet börjar definiera hur arbetet måste utföras.

När publicering styrs av tekniska beroenden snarare än behov. Eller när innehållsändringar flyttas in i utvecklingsprocesser, inte för att det är önskvärt utan för att systemet kräver det.

Då uppstår ofta en förskjutning i organisationen där teamen börjar hitta alternativa arbetssätt:

• innehåll hanteras i dokument
• kalkylark används för struktur
• parallella verktyg växer fram vid sidan av systemet

Det sker inte som ett avståndstagande från plattformen. Snarare en anpassning för att få plattformen att fungera i verkligheten.

Funktionerna är inte facit

Det viktigaste skiftet i den här typen av beslut är att släppa idén om att det finns ett “rätt CMS”. Det finns bara system som passar bättre eller sämre.

Utvärderingen och valet behöver sättas i relation till organisationens arbetssätt, tekniska landskap, ambitionsnivå och långsiktiga behov. Samma plattform kan därför vara både rätt och fel.

Ett headless CMS kan vara kraftfullt i en produktorganisation med hög utvecklingsförmåga, men skapa friktion i en organisation där snabb publicering och självständighet är avgörande.

Ett traditionellt CMS kan upplevas begränsande i en avancerad digital miljö, men samtidigt skapa stabilitet och tempo där samordning är den största utmaningen.

Beslutet bör utgå från organisationens arbetssätt och förmåga, inte från vilken plattform som ser starkast ut i en kravlista.

Några avslutande tankar

Att välja CMS i en komplex organisation handlar därför sällan om att hitta den mest avancerade plattformen. Det handlar om att välja en lösning som organisationen faktiskt kan arbeta, utveckla och växa i över tid.

Plattformar förstärker nästan alltid den struktur de placeras i. En organisation med tydliga arbetssätt och ansvar får större effekt även av enklare lösningar. En organisation med otydliga processer riskerar däremot att skapa mer komplexitet oavsett hur modern tekniken är.

Framgångsrika plattformsval börjar sällan enbart i funktionalitet eller kravlistor. De börjar i organisationens verklighet kring hur människor arbetar, hur beslut fattas och vilken förändring man faktiskt är rustad för att klara.

Två principer återkommer i organisationer som lyckas:

• välj inte mer system än organisationen kan använda fullt ut
• underskatta aldrig glappet mellan vad som byggs och vad som faktiskt kan förvaltas

I arbetet med CMS-utvärderingar är det avgörande att förstå hur organisationen fungerar i vardagen. Det handlar om att skapa en tydlig bild av arbetssätt, ansvar, processer och tekniska beroenden innan beslut om plattform görs.

Står du inför liknande utmaningar? Hör av dig till oss.