Den verkliga kostnaden syns i vardagen

Vid en CMS-utvärdering jämförs gärna funktioner, tekniska möjligheter och licenskostnader. Det är konkreta och jämförbara faktorer som är enkla att överblicka. Detsamma gäller kostnaderna för support och förvaltning.

Det kan däremot vara svårare att identifiera kostnaderna som uppstår när plattformen inte längre stödjer arbetssätten i organisationen.

En marknadsavdelning behöver skapa en landningssida inför en kampanj. I grunden en förändring som borde vara enkel att genomföra. Men det kanske krävs hjälp från externa utvecklare för få till en färdig lösning. Uppgiften kanske behöver prioriteras bland andra insatser som ska göras. Publiceringen kan försenas, och marknadsteamet tenderar att bli beroende av att andra har tid. 

En enskild kampanj kan säkert hanteras och heller inte innebära någon stor kostnad. Men när samma beroende återkommer vid andra kampanjer eller förändringar blir gärna kostnadsberget högre.

Liknande problem kan uppstå när webbplatsen även behöver hantera flera marknader, flera språk, mängder av ny produktinformation eller integrationer med CRM och andra system.

Specialutveckling och manuella processer är kostnader som sällan syns samlat för webbplatsen. Men de påverkar vad det faktiskt kostar att driva och utveckla den.

När det gamla blir dyrare än det nya

En plattform som valdes för flera år sedan utgick från de behov, arbetssätt och tekniska förutsättningar som var aktuella då. Organisationen och kraven på webbplatsen har troligen förändrats sedan dess.

Och örändringar kan kräva ytterligare anpassningar och mängden speciallösningar. Marknadsbudgeten går plötsligt åt till att underhålla och vidareutveckla CMS:et i stället för vad den kanske skulle gå till i stället.

Det här betyder inte att alla äldre CMS behöver bytas ut. I vissa fall räcker det att förbättra den befintliga lösningen. Men när tekniken och arbetssätten inte längre stödjer verksamheten kan en modernare plattform vara något att prioritera.

Om resultatet är minskade behov av specialutveckling, förenkling i det dagliga arbetet och större möjlighet att genomföra förändringar finns det både tid och pengar att spara.

Det är då ett plattformsbyte behöver ses som en investering och inte som en kostnad för införande av ny teknik.

Fyra perspektiv i jämförelsen

Ett nytt CMS innebär normalt en större initial investering. Samtidigt kan kostnaderna för löpande utveckling och förvaltning minska eller göra det möjligt för organisationen att göra förändringarna på egen hand. Omvänt kan en låg licensavgift dölja höga kostnader för anpassningar och intern arbetsinsats.

Därför bör en jämförelsen omfatta flera olika perspektiv, som till exempel:

• Direkta kostnader: licenser, support, förvaltning och utveckling, liksom migrering och införande vid ett byte.
• Intern arbetsinsats: tid som går åt till manuella moment, samordning och återkommande problem.
• Kostnaden för förändring: vad som krävs för att utveckla nya funktioner, anpassa innehåll och möta nya krav och behov.
• Konsekvenser för verksamheten: hur begränsningar påverkar arbetssätt och  möjligheten att genomföra planerade aktiviteter.

Allt går inte att mäta i kronor och ören. Men ju mer av arbetsinsatser och återkommande kostnader som går att uppskatta, desto bättre blir beslutsunderlaget. Jämförelsen bör göras över flera år.

Det avgörande är inte vilket alternativ som är billigast att införa, utan vilket som ger verksamheten bäst förutsättningar att uppnå önskat resultat.

Frågorna att ställa innan ni fattar beslutet

För att kunna göra en rättvis jämförelse behöver man veta vad plattformen ska klara av. Inte bara utifrån funktioner utan även hur det passar in bland arbetsätt och processer. Annars finns det risk att jämförelsens fokus hamnar på licenspriser och funktionslistor utan att förstå hur alternativen påverkar det dagliga arbetet. Som exempel:

• Var läggs det idag onödig tid och pengar på manuella moment? Vilka utvecklingsberoenden eller andra begränsningar finns det?
• Vad kostar den befintliga lösningen inräknat licenser, kostnader för förvaltning och utveckling? Vad kostar den intern arbetsinsatsen?
• Vilka potentiella förändringar i verksamheten behöver plattformen kunna hantera de kommande tre till fem åren?
• Vilket alternativ ger bäst förutsättningar för verksamheten i förhållande till den totala kostnaden?

Svaren ska hjälpa till att bedöma om den befintliga plattformen fortfarande är rätt, vad ett eventuellt byte skulle innebära och vilka kostnader som behövs ta hänsyn till.

Har ni ärvt ert val av CMS?

Många organisationer arbetar i en plattform som valts baserat på behov och förutsättningar som kanske ser annorlunda ut idag. Det behöver inte betyda att plattformen är fel. Men det är värt att undersöka om den fortfarande är det bästa alternativet och vad det kostar att fortsätta som i dag.

Vi hjälper företag att utvärdera CMS-behoven. Vi tittar på hur den befintliga lösningen fungerar, var kostnader och begränsningar uppstår och vilka krav verksamheten behöver kunna möta framåt. Vi tittar bland annat på:

• Behov: Vi skapar oss en bild över hur ni arbetar i dag, var begränsningarna finns och vad webbplatsen och plattformen behöver klara framöver.
• Urval: Vi går igenom relevanta plattformar utifrån behoven och bedömer vilka alternativ som är värda att titta närmare på.
• Kravbild: Ni får ett konkret beslutsunderlag med tydliga krav att utvärdera alternativen mot.

Resultatet behöver inte sluta i en rekommendation till ett byte. Vårt mål är att kunna ge er de förutsättningar ni behöver för att kunna fatta välgrundade beslut. Både utifrån vad alternativen kostar men också vilka konsekvenser valet kan få för verksamheten över tid.

Hör av er om ni vill veta mer.