I dagens digitala landskap är innehållshanteringssystem (CMS) grundläggande verktyg för företag som vill stärka sin online-närvaro. Även om många CMS i grund och botten påminner om varandra, så finns det även en hel del skillnader. Att välja ett redaktörsvänligt system som passar just ert företag eller organisation kan vara skillnaden mellan sömlös produktivitet och onödiga komplikationer. Med rätt CMS kan företag enkelt uppdatera, hantera och optimera sina webbplatser för att bättre möta kundernas behov.
Redaktörsvänliga CMS kan förbättra effektiviteten genom att minska tekniska hinder för dem som ansvarar för innehållshantering. Verktyg som Optimizely, Sanity och Webflow har blivit populära tack vare deras förmåga att tillhandahålla flexibilitet och anpassningsmöjligheter. Alla tre har olika fördelar som passar olika organisationer. I denna artikel fokuserar vi på hur vi arbetar för att skapa redaktörsvänliga CMS och varför olika CMS passar olika organisationer.
Betydelsen av ett redaktörsvänligt CMS
Ett redaktörsvänligt Content Management System (CMS) är avgörande för att möta de snabbt föränderliga behoven hos både användare och företag. Att som redaktör smidigt kunna hantera innehåll till både websiter och andra kanaler är viktigt, men är kanske inte alltid en faktor som som är prioriterad när man som företag/organisation väljer CMS. Ett väl fungerande CMS som är enkelt att arbeta med sparar massor av tid, ökar kontroll över innehållet och blir roligare att arbeta med. Detta är goda anledningar till att åtminstone fundera över redaktörsvänligheten när man väljer och bygger ett CMS. Mest sannolikt kommer kunderna att gilla innehållet mer om redaktörer kan lägga fokus på själva innehållet, snarare än att hantera systemet.
Vi vet att många webbredaktörer ofta har många hattar på arbetsplatsen, vilket innebär att de förväntas kunna hantera väldigt många olika arbetsuppgifter, som idag också oftast innebär att man ska kunna hantera många olika system. Därför tycker vi på ted&gustaf att det är otroligt viktigt med just redaktörsvänligheten.
Fokus på redaktören
När man bygger och förvaltar en webbsite är det självklart att mycket fokus landar på UX, design och utveckling, men för oss är även redaktörsperspektivet centralt. Ett CMS som är svårt att navigera och att arbeta med får i längden flera konsekvenser. På kort sikt kan tid rinna iväg för redaktörer om de måste leta efter funktioner och förstå hur man använder systemet. Kanske innebär det också att man behöver ta hjälp, vilket också tar tid och skapar frustration av att fastna i arbetet. På längre sikt kan det påverka motivationen att jobba med innehåll om känslan kring CMS:et är rörigt och jobbigt. När vi på ted&gustaf bygger och förvaltar en webbsite har vi alltid redaktörer i åtanke, det är ju trots allt de som skapar liv åt innehåll för slutanvändarna.
Hur vi skapar en god redaktörsupplevelse
Beroende på hur organisationen ser ut finns det såklart olika förutsättningar för att jobba med redaktörsupplevelsen. Ja, vi pratar faktiskt ofta om just redaktörsupplevesen, ungefär på samma sätt som när vi pratar om användarupplevelsen för kunden. En större organisation har ofta mer möjligheter att lägga tid och resurser på att skapa bra förutsättningar för redaktörer, medan mindre organisationer kanske inte har samma möjlighet. Storlek på organisation, antal redaktörer, hur många länder organisationen opererar i är ett par förutsättningar som påverkar hur vi arbetar med att förenkla för redaktörer. Vi på ted&gustaf lägger väldigt gärna lite extra krut på fem saker för att skapa så bra redaktörsupplevelser som möjligt.
1. Hjälptexter direkt i gränssnittet
Detta är en underskattad faktor i arbetet med att bygga ett redaktörsvänligt CMS. En utvecklare må skriva helt korrekta hjälptexter i ett CMS, men visst har du någon gång hovrat över ett det lilla frågetecknet och sedan fått fler frågor. Att skriva hjälptexterna med redaktörsperperspektivet kan vara otroligt värdefullt och förbättra arbetsflödet.
2. Logisk ordning på egenskaper
Tekniskt spelar det ingen roll i vilken ordning innehållsegenskaperna ligger i CMS:et, innehållet kommer landa korrekt på den publicerade sidan ändå. Men, att strukturera innehållsytor och funktioner på ett logiskt sätt i CMS:et kan också underlätta för en redaktör när man jobbar med innehåll.
3. Redaktör testar allt innehåll och alla funktioner
Oavsett om man bygger en helt ny website eller en ny modul till en redan befintlig website är det otroligt värdefullt om en icke-utvecklare testar alla eller så många funktioner som möjligt, innan det lanseras. Detta kan med fördel ske i en testmiljö, där en redaktör helt enkelt får testa redaktörsupplevelsen. Vår metod för detta är att ge ytterst lite instruktioner till redaktören som testar, eftersom vi vill att redaktören på riktigt ska testa hur enkelt det är att skapa innehållet.
4. Redaktörsguider
Redaktörsguider underlättar framför allt på lång sikt. Att som redaktör alltid kunna läsa dokumentation om sidtyper, innehållsblock eller funktioner är väldigt värdefullt. Att dokumentera funktionalitet i redaktörsguider kan också underlätta felsökning för såväl redaktörer som för utvecklare. Detta kan dock vara en relativt tidskrävande aktivitet om guiderna ska hålla hög kvalitet.
5. Support med redaktörsbakgrund
Vi har tagit redaktörsupplevelsen till en ny nivå. Hos oss har vi ett dedikerat supportteam som består av kollegor med redaktörsbakgrund. Via vår supportportal får man snabbt svar på frågor och funderingar kring websiten, från personer med liknande bakgrund. Vårt supportteam förstår redaktörer och svarar på deras ”språk”.
Därför funkar vår metod för god redaktösupplevelse
Den enkla anledningen är att i ovanstående fem uppgifter involverar vi alltid en person som inte är varken utvecklare eller designer. En redaktör helt enkelt. Genom att involvera en sådan person fångar vi upp många saker som för andra roller kanske är helt självklara, men som för en redaktör inte alls behöver vara självklar. Att fånga upp och rätta till detta är nyckeln till att skapa en redaktörsupplevelse som mininmerar hinder och frustration.
Om man arbetar med en eller flera ovanstående metoder kommer det garanterat spara tid och pengar på lång sikt. Med 15 års erfarenhet av att bygga och förvalta webbsiter är vi helt säkra på det.
Uppskattade funktioner av redaktörer
Vi frågade vårt supportteam om vilka funktioner som ofta är väldigt uppskattade av redaktörer och här är ett urval:
- Återanvändbara block - Att skapa ett innehållsblock som snabbt går att återanvända på många sidor.
- On page editing mode - Ett redaktörsläge där man ser exakt hur innehållet kommer se ut (också kallat WYSIWIG, what you se is what you get).
- Enkelt verktyg för redirects - För att slippa involvera utvecklare.
- Granskning inom verksamheten - Att enkelt kunna skicka en icke publicerad sida för granskning till någon som inte har redaktörsbehörighet. Ofta viktigt inför finansiell rapportering och liknande.
- Spårbarhet av innehåll - Exempelvis om en uppladdad policy har uppdaterats, då ska det vara enkelt att kunna hitta alla ställen där denna policy omnämns, så att innehållet stämmer över hela siten.
- Enkel språkhantering - Är websiten publicerad på flera språk är det uppskattat med en enkel och tydlig språkhantering av innehåll.
- Projektpublicering - När innehåll måste uppdateras samtidigt på flera olika sidor och block, då är det väldigt användbart att kunna publicera allt i en batch, istället för att uppdatera innehåll sida för sida.
- A/B-testning - Kanske inte lika vanligt, men för de som jobbar med A/B-testning kan man optimera innehåll.
Fördelar med användarvänliga gränssnitt
Användarvänliga gränssnitt i ett CMS är designade för att underlätta skapandet och hanteringen av digitalt innehåll utan att kräva teknisk expertis i HTML eller CSS. Dessa gränssnitt är ofta webbläsarbaserade, vilket innebär att redaktörer kan arbeta från vilken plats och enhet som helst. Detta ger företag en verklig fördel i dagens globala och flexibla arbetsmiljöer. Med dra-och-släpp-redigerare kan innehåll enkelt ordnas på ett intuitivt sätt, vilket betyder att användarna kan fokusera mer på kreativitet och mindre på tekniska detaljer. Samtidigt främjar dessa gränssnitt samarbete genom att tillåta flera redaktörer att arbeta på samma projekt samtidigt. Med hjälp av WYSIWYG-redigering kan även användare med begränsad teknisk bakgrund enkelt skapa professionella och funktionella webbsidor.
Långsiktig strategi för digital närvaro
Med ett användarvänligt CMS kommer det bli enklare att skapa innehåll på ett korrekt och tilltalande sätt och ju högre kvalitet av innehållet en website har, desto längre kommer websiten att kännas relevant. Ju längre en website lever och känns relevant är för oss ett relevant sätt att jobba med hållbarhet som webbyrå. En god redaktörsuppevelse tror vi bidrar till längre livslängd på en website.
Ökad produktivitet och effektivitet
Ett redaktörsvänligt CMS spelar en kritisk roll i att öka produktiviteten och effektiviteten inom företag. Genom att automatisera processer för publicering och redigering av innehåll, frigör systemet tid för innehållsproducenter att fokusera på kvalitativt och engagerande innehåll snarare än administrativa uppgifter. Använder man dessutom ett headless CMS som möjliggör att hantera samma innehåll till flera olika kanaler samtidigt, ökar såklart produktiviteten.
Ett redaktörsvänligt CMS bidrar till affären
Ett effektivt CMS förbättrar även webbplatsens synlighet och trafik genom att optimera för sökmotorer, vilket slutligen kan leda till ökade konverteringar. Genom att förenkla den tekniska aspekten av innehållshantering, minskar behovet av manuellt arbete och gör hela processen mer effektiv och användarvänlig. Vet en redaktör hur man ska jobba med innehåll på ett optimerat sätt kommer det få effekter på lång sikt.
Mindre skav = roligare arbete
Med ett enkelt CMS blir det roligare att jobba med innehåll, vilket såklart bidrar till att slutprodukten kommer bli bättre. Mindre skav i innehållsarbetet bidrar till en roligare arbetsdag.
Fyra primära CMS
Som webbyrå är vi vana vid att bygga och förvalta webbsiter i många olika CMS, beroende på önskemål och förutsättningar. Vi kan såklart hantera de flesta CMS, men som med allt annat blir man bättre på vissa saker och vi har framför allt arbetat med fyra vanliga CMS.
Optimizely ->
Optimizely är ett mångsidigt och avancerat CMS som kombinerar traditionell innehållshantering med moderna e-handelsfunktioner. Plattformen är designad för att stödja omnikanal-distribution, vilket innebär att den kan leverera en enhetlig och personaliserad kundupplevelse oavsett vilken kanal eller enhet kunden använder.
Optimizely har väldigt robusta funktioner för spårbarhet av innehåll, språkhantering och att skapa återanvändbara block. Tröskeln att bli duktig i Optimizely kan vara något högre än andra CMS, men så fort man förstår hur man ska använda det är Optimizely ett otroligt bra CMS som sparar tid och ökar redaktörens kontroll på innehållet på hela siten.
Sanity
Sanity är en CMS-plattform som erbjuder en annan typ av flexibilitet genom att vara headless, vilket innebär att det inte är bundet till en specifik front-end-struktur. Detta gör det möjligt att använda samma innehåll i olika kanaler, vilket gör att du som innehållsskapar bara behöver uppdatera innehållet på ett ställe. Det sparar tid, men framför allt kan innehållsskaparen med säkerhet veta att information om ett och samma ämne stämma överens i flera olika kanaler.
Webflow ->
Webflow är känt för att kombinera designfrihet med CMS-kapabiliteter, vilket gör det till en favorit bland designers och innehållsskapare. I plattformen kan även den som inte är programmerare bygga och designa sidor och block med enkla drag-and-drop-funktioner, samt en mängd olika reglage och inställningar. Med dessa enkla funktioner och reglage kan man säga att plattfomen skapar koden åt dig, vilket alltså gör att redaktörer och designers kan bygga det mesta på egen hand. Med Webflow kan man med andra ord minska beroendet till programmerare, vilket kan vara idealiskt för mindre team eller företag utan stora tekniska resurser. Detta kan i sin tur leda till ökad snabbhet från idé till att man har ett utkast på en sida, ett block eller annat element på websiten.
Webflow kan också vara ett ypperligt sätt att relativt snabbt skapa en site för att trycktesta ett koncept. Vi på ted&gustaf har i vissa sammanhang byggt en Webflow-site för en del av en större webbsite eller för ett enstaka affärsområde, för att trycktesta ett nytt koncept eller varumärke.
Umbraco
Umbraco är ett flexibelt och prisbelönt open-source CMS som är känt för sin användarvänlighet och sin starka anpassningsbarhet. Plattformen ger redaktörer en intuitiv och ren gränssnittsupplevelse, vilket gör det enkelt att skapa och hantera innehåll av alla typer. Umbraco utmärker sig genom sin frihet, där det inte finns några fasta mallar som begränsar kreativiteten, samtidigt som det erbjuder kraftfulla verktyg för att strukturera innehåll effektivt.
Umbracos flexibilitet gör det möjligt att integrera med en mängd olika system och bygga skräddarsydda lösningar som exakt matchar organisationens behov. Den stora och aktiva communityn bidrar med en mängd tillägg och resurser som ytterligare kan förenkla redaktörernas arbete och utöka plattformens funktionalitet. För redaktörer som värdesätter kontroll över innehållet och möjligheten att arbeta i en okomplicerad miljö är Umbraco ett utmärkt val som kombinerar kraft med användarvänlighet.
Viktiga faktorer vid val av CMS
När man väljer ett CMS är användarvänligheten för redaktörer och möjligheten att effektivt skapa och hantera innehåll avgörande faktorer. Ett idealiskt CMS system underlättar inte bara skapandet och formateringen av innehåll, utan inkluderar även digital asset management för konsekvent lagring och återanvändning av material. Inför ett val av CMS är det bra att ta redaktörsvänligheten i beaktning. Ett par saker att tänka på kan vara:
- Hur många redaktörer kommer jobba med innehållet?
- Hur många länder och språk ska websiten finnas på?
- Bör CMS:et kunna ha många olika behörighetsnivåer för redaktörerna?
- Hur ”låst” ska designen vara för olika block och sidtyper? Alltså, hur mycket frihet ska redaktörer kunna ha att skapa egen design?
- Ska exakt samma innehåll publiceras i flera kanaler?
Sammanfattning
För att skapa engagerande innehåll är det viktigt att redaktörer och innehållskapare kan möjliggöra så mycket tid och fokus till själva innehållet som möjligt. CMS:set ska ju bara fungera och vara enkelt att navigera. Vi på ted&gustaf ser redaktörsupplevelsen som en central del både när vi förvaltar och bygger nya websiter. Vår metod bygger på att personer som varken är designers eller utvecklare är med i processen när vi bygger och utvecklar för ett CMS, för att fånga upp precis de frågetecken en webbredaktör kan tänkas stöta på i det dagliga arbetet.